OpenAmt Notizen aus dem Zukunftsamt

Open Source und digitaler Wandel in der Verwaltung.

Informationsportal zu openDesk – der Open-Source-Alternative zu Microsoft 365 für Behörden.

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Ein System für alle Behörden. Das gibt's?

Deutschland gibt jährlich 205 Millionen Euro für Microsoft-Lizenzen aus – und 4 Millionen Euro, um davon unabhängig zu werden.

openDesk ist dieser Versuch: eine Open-Source-Büroanwendung für deutsche Behörden, entwickelt mit öffentlichem Geld, eingesetzt beim Robert Koch-Institut, der Bundeswehr und 70.000 weiteren Nutzern.

Dieses Portal dokumentiert, was dabei wirklich passiert – jenseits der Pressemitteilungen.

Zur Orientierung

Linke Spalte – strukturierte Informationen zu openDesk: von Technik über Governance bis zum Alltag der Nutzenden.

Rechte Spalte – ein interaktiver Graph, der zeigt, wer mit wem zusammenhängt – und warum das zählt.

Trenner – verschieben Sie ihn nach Bedarf, um die Spaltenbreite anzupassen.

Wo keine Dokumentation existiert, steht das so. Wo Entscheidungen Konsequenzen haben könnten, nehmen wir das in den Blick – anhand hypothetischer Personas aus dem Behördenalltag.

Notizen. Keine Wertung.

Einstieg & Kontext

Was ist openDesk, warum ist digitale Souveränität wichtig – und was kostet Abhängigkeit?

1.1

Was ist openDesk und wer entwickelt es?

Kurz-Antwort

openDesk ist eine Open-Source-basierte Office- und Kollaborationssuite, die als Alternative zu Microsoft 365 für die deutsche öffentliche Verwaltung entwickelt wurde. Sie bündelt bewährte Open-Source-Tools unter einer Oberfläche. Verantwortlich ist das ZenDiS (Zentrum für Digitale Souveränität), eine GmbH des Bundes, im Auftrag des BMI.

Detail-Antwort

openDesk baut auf dem „Souveränen Arbeitsplatz” auf, einer Initiative des Bundesministeriums des Innern (BMI). Seit Januar 2024 verantwortet das ZenDiS die Weiterentwicklung. Version 1.0 wurde im Oktober 2024 auf der Smart Country Convention vorgestellt.

Die Suite vereint folgende Komponenten: Open-Xchange (E-Mail, Kalender, Kontakte), Nextcloud (Dateiverwaltung), Collabora Online (Dokumentenbearbeitung), Element/Matrix (Chat), Jitsi (Videokonferenzen), OpenProject (Projektmanagement), XWiki (Wiki/Wissen) und Univention/Nubus (Identitätsmanagement, Single Sign-On).

Das Besondere: openDesk ist modular – Behörden können einzelne Komponenten austauschen (z.B. Jitsi gegen BigBlueButton). Die Suite läuft webbasiert im Browser und ist als SaaS (gehostet bei STACKIT) oder On-Premise (im eigenen Rechenzentrum) verfügbar. B1 Systems fungiert als Generalunternehmer.

Stand Oktober 2025 wurden laut ZenDiS über 80.000 Arbeitsplätze erfolgreich migriert. Seit Ende 2025 öffnet ZenDiS den Vertrieb auch für private IT-Dienstleister und Unternehmen.

Notizen

  • Vorgängerprojekt war Dataports „Phoenix” (dPhoenixSuite), das aber nie vollständig Open Source veröffentlicht wurde
  • Die Schweizer Bundesverwaltung testet openDesk ebenfalls im Rahmen des PoC BOSS
  • Internationaler Strafgerichtshof plant openDesk-Einführung als Ersatz für Microsoft nach US-Sanktionen
Quellen (5)
1.2

Was ist digitale Souveränität – und warum ist sie für Deutschland wichtig?

Kurz-Antwort

Digitale Souveränität bedeutet, dass der Staat die Kontrolle über seine IT-Systeme, Daten und digitale Infrastruktur behält – ohne von einzelnen Technologieanbietern oder anderen Staaten abhängig zu sein. Für Deutschland ist das kritisch, weil die gesamte öffentliche Verwaltung fast vollständig von Microsoft abhängt.

Detail-Antwort

Die Berliner Open-Source-Strategie definiert vier Dimensionen digitaler Souveränität:

Technologische Souveränität – Fähigkeit zu entscheiden, welche Technologien eingesetzt werden, ohne durch fehlende Kontrolle behindert zu werden.

Handlungssouveränität – Fähigkeit, Funktionen der eingesetzten Software jederzeit dem Bedarf anzupassen oder den Anbieter zu wechseln.

Daten-Souveränität – Kontrolle darüber, welche Daten wo gespeichert werden, wer darauf zugreift und wie sie verwendet werden.

Regulatorische Souveränität – Fähigkeit, eigene rechtliche Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Technologien durchzusetzen.

Wichtig: Digitale Souveränität ist nicht gleich Autarkie – es geht um Kontrolle und Resilienz.

Warum das jetzt dringlich ist: Die geopolitische Lage (Trump-Administration, CLOUD Act, Strafzölle) hat die Debatte verschärft. Der US CLOUD Act ermöglicht US-Behörden Zugriff auf Daten, die bei US-Unternehmen liegen – auch wenn die Server in Europa stehen. ZenDiS-Chefin Jutta Horstmann (bis April 2025) nannte digitale Souveränität „alternativlos” und eine „Staatsaufgabe”. Der IT-Planungsrat definierte bereits 2021 drei Ziele: Wechselmöglichkeit, Gestaltungsfähigkeit, Einfluss auf IT-Anbieter.

Notizen

  • Dänemark hat als Reaktion auf Trump/Grönland-Krise den Microsoft-Ausstieg im Digitalministerium eingeleitet
  • Bitkom-Umfrage: 8 von 10 deutschen Unternehmen sind von US-Digitalimporten abhängig, 24% würden ohne US-Technologie nach 6 Monaten ausfallen
Quellen (3)
1.3

Wie kam der Ball ins Rollen? Warum jetzt?

Kurz-Antwort

2019 beauftragte das BMI eine strategische Marktanalyse (PwC Strategy&), die kritische Abhängigkeiten von einzelnen Technologieanbietern aufzeigte. 2021 beschloss der IT-Planungsrat eine Souveränitätsstrategie. Im Dezember 2022 wurde ZenDiS gegründet. Seit 2024/2025 verleihen geopolitische Spannungen dem Thema massive Dringlichkeit.

Detail-Antwort

Chronologie:

  • 2019: BMI gibt PwC-Marktanalyse in Auftrag → Ergebnis: „Anbieter nutzen Angebotsmacht zu ihrem Vorteil, Anforderungen nach Informationssicherheit werden nicht adressiert.”
  • 2020: Dataport startet das Phoenix-Projekt als ersten Versuch eines souveränen Arbeitsplatzes
  • 2021: IT-Planungsrat verabschiedet „Strategie zur Stärkung der Digitalen Souveränität”
  • Dez. 2022: Gründung des ZenDiS als GmbH des Bundes
  • Jan. 2024: ZenDiS übernimmt die Fortentwicklung von openDesk und openCode vom BMI
  • Okt. 2024: openDesk 1.0 veröffentlicht
  • 2025: Geopolitischer Druck verschärft Debatte massiv

Kanzleramtschef Wolfgang Schmidt (SPD) nannte openDesk 2023 „die geladene Pistole, die wir bei Verhandlungen mit Microsoft auf den Tisch legen.”

Notizen

  • Das Schmidt-Zitat zeigt die Doppelrolle von openDesk: nicht nur Alternative, sondern auch Verhandlungshebel gegenüber Microsoft
  • Die Modernisierungsagenda gibt als Ziel vor: Bis Oktober 2028 soll eine souveräne Alternative zur Verfügung stehen
Quellen (4)
1.4

Was kostet Abhängigkeit von Microsoft konkret?

Kurz-Antwort

Die Microsoft-Ausgaben der Bundesverwaltung sind von 44 Mio. € (2014) auf rund 205 Mio. € (2024) gestiegen – fast eine Verfünffachung. Gesamtausgaben für Software-Lizenzen aller Ressorts: über 1,2 Mrd. € (2023). Hinzu kommen: Datenabfluss durch Telemetrie, US CLOUD Act-Risiko, Lock-in durch proprietäre Standards.

Detail-Antwort

Geld:

  • 2015–2021: Microsoft-Ausgaben des Bundes fast verfünffacht
  • 2022: Software-Lizenzen gesamt ca. 771 Mio. €
  • 2023: Software-Lizenzen gesamt über 1,2 Mrd. €
  • 2024: Microsoft allein ca. 205 Mio. €
  • Die exakten Gesamtkosten bleiben teilweise geheim – „aus Gründen der nationalen Sicherheit”

Gegenbeispiel SH: 9 Mio. € einmalige Migrationskosten → bereits 15 Mio. € Einsparungen an Lizenzkosten.

Daten: Telemetriedaten fließen aus Microsoft-Produkten ab. Der US CLOUD Act erlaubt US-Behörden Datenzugriff auch auf in Europa gespeicherte Daten.

Flexibilität: Lock-in-Effekte durch proprietäre Standards, enge technische Verzahnung, hohe Umstellungskosten. Die Berliner Open-Source-Strategie beschreibt den „anbieterseitigen Zwang” als „schwerwiegenden Grund” für den Umstieg.

Quellen (3)
1.5

Was ist der Unterschied zwischen openCode und openDesk?

Kurz-Antwort

openCode ist eine Plattform (GitLab-basiert), auf der die öffentliche Verwaltung Open-Source-Quellcode austauscht – vergleichbar mit GitHub für den Staat. openDesk ist ein fertiges Produkt: eine Office-Suite zum Arbeiten. Beide werden vom ZenDiS betrieben.

Detail-Antwort

openCodeopenDesk
Was ist es?Entwicklungsplattform (GitLab-Instanz)Office- & Kollaborationssuite
Für wen?Entwickler:innen, IT-DienstleisterAlle Mitarbeitenden in Behörden
ZweckCode teilen, gemeinsam entwickelnTägliche Büroarbeit
Vergleichbar mitGitHub/GitLabMicrosoft 365

Zusammenhang: openDesk ist als Projekt auf openCode gehostet – man kann den Quellcode dort herunterladen. Einfach gesagt: openCode ist der „Baumarkt” (Werkzeuge und Baupläne), openDesk ist das „fertige Haus” (in dem man arbeitet).

Quellen (3)

Technik & Produkt

Welche Open-Source-Komponenten stecken in openDesk – und wie steht es im Vergleich zu Microsoft 365?

2.1

Aus welchen Open-Source-Komponenten besteht openDesk?

Kurz-Antwort

openDesk bündelt 8+ bewährte Open-Source-Anwendungen unter einer Oberfläche mit Single Sign-On.

Detail-Antwort

FunktionKomponenteVergleichbar mit (MS 365)
E-Mail, Kalender, KontakteOpen-Xchange (OX AppSuite)Outlook
Dateiverwaltung & Cloud-SpeicherNextcloudOneDrive/SharePoint
DokumentenbearbeitungCollabora OnlineWord/Excel/PowerPoint Online
Chat & MessagingElement (Matrix-Protokoll)Teams (Chat)
VideokonferenzenJitsiTeams (Video)
ProjektmanagementOpenProjectPlanner/Project
Wiki & WissensmanagementXWikiSharePoint Wiki
IAM & SSOUnivention/Nubus + KeycloakAzure Active Directory
PortalUnivention PortalMicrosoft 365 Portal
Verschlüsselte NotizenCryptPad
E-Mail-ServerPostfix + DovecotExchange

Technisch (für Nicht-Entwickler): openDesk läuft auf Kubernetes – Software in kleinen, austauschbaren „Containern” (wie Frachtcontainer auf einem Schiff). Bereitstellung über 35+ Helm-Charts (= Installations-Rezepte). Alle Komponenten nutzen gemeinsames Identitätsmanagement per OpenID Connect (OIDC) – einmal anmelden, Zugriff auf alles.

Quellen (4)
2.2

Was kann openDesk, was MS 365 nicht kann – und umgekehrt?

Kurz-Antwort

openDesk bietet volle Transparenz (offener Quellcode), Datenhoheit, Modularität und DSGVO-Konformität by Design. MS 365 hat Vorteile bei KI-Tools (Copilot), Fachverfahrens-Integration, Makro-Support, mobilem Arbeiten und Ökosystem-Breite.

openDesk-Vorteile

  • Transparenz: Quellcode vollständig einsehbar und auditierbar
  • Datenhoheit: Keine Telemetrie, kein CLOUD Act-Risiko
  • Modularität: Jede Komponente austauschbar
  • Kosten-Kontrolle: Lizenzkostenfrei
  • Krisenfähigkeit: Wird als „Notfallarbeitsplatz” evaluiert (CKKI-Projekt)
  • Föderation: Element-Chat ermöglicht organisationsübergreifende Kommunikation via Matrix

MS 365-Vorteile (noch)

  • KI-Tools: Copilot – gibt es bei openDesk nicht
  • Fachverfahren: Integration in Fachsoftware der Verwaltung „noch nicht angebunden” (ZenDiS-FAQ)
  • Makros & komplexe Formate: VBA-Skripte, komplexe Excel-Makros → Konvertierungsprobleme
  • Ökosystem-Breite: Power Automate, Dynamics 365, Teams-Telefonie, SharePoint-Workflows
  • Support-Struktur: Globaler Support vs. Community + Dienstleister
  • Gewohnte UX: Milliarden Nutzer kennen MS Office → Umstellung erfordert Schulung

Notizen

  • Die Fachverfahrens-Lücke ist aus UX/Change-Management-Sicht der kritischste Punkt
  • Arvato Systems sieht openDesk auch als mögliches Backup-System für MS-365-Ausfälle
Quellen (3)
2.3

Skalierbarkeit – wie weit trägt die Architektur?

Kurz-Antwort

openDesk läuft auf Kubernetes und ist horizontal skalierbar – von kleinen Kommunen bis zu Bundesbehörden. Stand Oktober 2025: über 80.000 Arbeitsplätze produktiv. SaaS-Angebot ab 500 Nutzern.

Detail-Antwort

Reale Skalierung (belegt):

  • 80.000+ Arbeitsplätze insgesamt (Stand Okt. 2025)
  • ~60.000 davon: Lehrkräfte Baden-Württemberg (DAP)
  • Weitere: Robert Koch Institut, Bundeswehr (Teile), Bundeskanzleramt, Ministerien
  • SaaS-Hosting bei STACKIT (BSI C5-zertifiziert)

Architektur-Vorteile:

  • Kubernetes-basiert: Container automatisch vervielfachbar
  • Helm-Chart-Deployment: Ein Bauplan für alles
  • Multi-Mandantenfähigkeit
  • GitOps-Prozess: Vollautomatisch, Rollbacks möglich

Grenzen:

  • Einige Komponenten noch nicht optimal für Container-Betrieb
  • Datenbanken müssen als verteilte Cluster laufen
  • Für Produktivbetrieb: Datenbanken und Object Storage selbst bereitstellen
  • ReadWriteMany-Volumes nötig für horizontale Skalierung

Für Nicht-Techniker: Wie ein modulares Regal-System – man kann Elemente hinzufügen oder entfernen. Wenn mehr Nutzer kommen, stellt man einfach mehr „Regale” auf.

Quellen (4)

Status & Fakten

Wer nutzt openDesk bereits, welche Bundesländer sind dabei – und was ist Planung vs. Realität?

3.1

Welche Institutionen nutzen openDesk?

Kurz-Antwort

openDesk wird von Bundesbehörden über Landesverwaltungen bis zu internationalen Organisationen genutzt. Fünf Monate nach dem Launch verzeichnete openDesk über 1.500 Anfragen. Bis Ende 2025 sollten rund 160.000 Lizenzen im Einsatz sein.

Detail-Antwort

Bundesebene (bestätigt):

  • Robert Koch Institut – produktiv
  • Ministerpräsidentenkonferenz (MPK) – digitale Gremienarbeit
  • Bundeskanzleramt
  • Bundeswehr (Teile, über BWI)
  • CKKI-Projekt (Jan.–Apr. 2026): DRV Bund, Bundesagentur für Arbeit, BITMARCK, BG-Phoenics
  • Auswärtiges Amt: Ökosystem für gehärtete Software-Container

Länderebene:

  • Baden-Württemberg: 60.000 Lehrkräfte (DAP) seit Sommer 2025
  • Schleswig-Holstein: 30.000 Arbeitsplätze umgestellt, openDesk als Backup/Notfallarbeitsplatz
  • Sechs Bundesländer hatten openDesk vor offiziellem Launch im Pilotbetrieb

International:

  • ICC Den Haag: Ersetzt Microsoft-Produkte durch openDesk (1.800 Arbeitsplätze)
  • Schweiz: PoC BOSS
  • DINUM (Frankreich): Kooperation bei Docs/Notizen
  • Interesse: Niederlande, Tschechien, Italien, Polen, Spanien, Österreich, Dänemark

Notizen

  • SH nutzt openDesk NICHT als Primärlösung → eigener Stack (LibreOffice + OX + Thunderbird)
  • Kein öffentliches Register aller nutzenden Institutionen – Transparenzlücke
Quellen (4)
3.2

Welche Bundesländer haben Beitrittsabsichten erklärt?

Kurz-Antwort

Neun Bundesländer wurden vom BMI ins Boot geholt: BaWü, Bremen, Hamburg, Hessen, Niedersachsen, RLP, SH, Sachsen-Anhalt und Thüringen. Am weitesten: SH und Thüringen – beide hatten ZenDiS-Beitritt vorbereitet, hängen aber seit 2022 in der Warteschleife.

Detail-Antwort

BundeslandStatus
Schleswig-HolsteinBeitritt vorbereitet, sitzt im ZenDiS-Aufsichtsrat, blockiert durch Bund
ThüringenGesellschaftervertrag abgestimmt, Finanzministerin zugestimmt, blockiert
BerlinInteresse bekundet, OS-Strategie verabschiedet, plant Beitritt
Baden-WürttembergNutzt openDesk produktiv (60.000), aber kein formaler GmbH-Beitritt
Bremen, Hamburg, Hessen, NDS, RLP, SAAbsichtserklärungen, konkreter Status unklar

Warum stockt es? Prüfung, ob Länderbeitritt gegen Mischverwaltungsverbot verstößt. Dauert seit >2 Jahre. Paradox: Ohne Länderbeitritt fehlen ZenDiS künftig Aufträge.

Quellen (3)
3.3

Welcher Status: Nutzung vs. Planung?

Kurz-Antwort

Von 16 Bundesländern nutzen zwei openDesk produktiv, sechs hatten Pilotbetrieb, neun haben Absichtserklärungen. Auf Bundesebene: produktive Nutzung + laufende Piloten. International wächst Interesse stark.

Status-Matrix (Feb. 2026)

EbeneProduktivPilot/TestGeplant/Interesse
BundRobert Koch Institut, MPK, Kanzleramt, Teile BwCKKI (DRV, BA, BITMARCK), AAAlle Ressorts (Ziel: 2028)
LänderBaWü (60.000 Lehrkräfte)6 Länder (vor Launch)9 Länder mit Absichtserklärung
KommunenKreis OstholsteinEinzelne Piloten1.500+ Anfragen gesamt
InternationalSchweiz (PoC BOSS), ICCFrankreich, Niederlande, Tschechien, Italien, Polen, Spanien, Österreich, Dänemark

Meilensteine:

  • Okt. 2024: openDesk 1.0
  • März 2025: 70.000 aktive Enterprise-Lizenzen
  • Nov. 2025: Ziel 160.000 Lizenzen
  • Q1 2026: Vertriebspartnerprogramm-Ausschreibung
  • Jan.–Apr. 2026: CKKI-Pilotprojekt

Was fehlt für breite Nutzung:

  • Länderbeitritte zur ZenDiS GmbH (blockiert)
  • Fachverfahrens-Anbindung
  • Stabilere Finanzierung
  • Formaler BMI-Auftrag
Quellen (3)

Akteure & Governance

Wer steuert, wer finanziert, wer blockiert – und wie hängt alles zusammen?

Elemente Projekt Akteur Technologie
Verbindungen ist Träger von finanziert koordiniert berät basiert auf ist beteiligt an

Knoten anklicken, um Verbindungen hervorzuheben. Ziehen zum Verschieben.

4.1

Was ist ZenDiS und welche Rolle spielt es?

Kurz-Antwort

ZenDiS (Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung) ist eine 100% Bundes-GmbH, gegründet im Dezember 2022. Es fungiert als Kompetenz- und Servicezentrum für Open-Source-Software in der Verwaltung und verantwortet openDesk und openCode.

Detail-Antwort

  • Gegründet: Dezember 2022, Antwort auf BMI-Marktanalyse 2019
  • Rechtsform: GmbH des Bundes, perspektivisch Bund-Länder-GmbH
  • Mitarbeitende: ~60
  • Geschäftsführung (Feb. 2026): Pamela Krosta-Hartl (CEO, seit Nov. 2025) + Alexander Pockrandt (CFO)
  • Produkte: openDesk (Office-Suite), openCode (Code-Plattform), Docs (mit DINUM)
  • Weiterentwicklung als Rahmenvertrag an Dienstleister vergeben (B1 Systems als Generalunternehmer)
Quellen (2)
4.2

Wie hängen ZenDiS, FITKO, IT-Planungsrat, BMI zusammen?

Kurz-Antwort

Vier verschachtelte Akteure mit unterschiedlichen Rollen:

AkteurRolleRechtsform
BMI/BMDSAuftraggeber, politische SteuerungBundesministerium
IT-PlanungsratStrategische Koordinierung Bund-Länder-ITGremium (Art. 91c GG)
FITKOOperative Umsetzung IT-Planungsrat-BeschlüsseAöR (Staatsvertrag)
ZenDiSProduktentwicklung openDesk/openCodeGmbH (100% Bund)

FITKO nutzt openDesk selbst produktiv (Sitzungsmanagement FIT-SB, IT-Standards-Portfolio).

Quellen (2)
4.3

Wer finanziert openDesk?

Kurz-Antwort

Dramatische Unterfinanzierung: ~4 Mio. € jährlich vs. geschätzte 40 Mio. € Bedarf (Verhältnis 1:10). Die Microsoft-Ausgaben des Bundes betragen 205 Mio. € – das Verhältnis MS:openDesk liegt bei ca. 50:1.

Detail-Antwort

  • ZenDiS-Gesamtbudget: nicht vollständig öffentlich
  • openDesk-Entwicklung: ca. 4 Mio. €/Jahr (geschätzt aus verfügbaren Daten)
  • Bedarf laut Experten: mindestens 40 Mio. €/Jahr
  • Mittelherkunft: Bundeshaushalt über BMDS (ehem. BMI)
  • Haushaltsmittel wurden gekürzt
  • SH-Gegenbeispiel: 9 Mio. € einmalige Migrationskosten → 15 Mio. € Einsparungen
Quellen (2)
4.4

Warum blockiert das Finanzministerium den Länderbeitritt seit 2022?

Kurz-Antwort

§65 BHO (Bundeshaushaltsordnung) verlangt eine Genehmigung des BMF für Beteiligungen. Das BMF prüft seit August 2024 formal, ob Länderbeitritte zur Bundes-GmbH zulässig sind. Hintergrund: Mischverwaltungsverbot (Art. 83 ff. GG).

Detail-Antwort

  • ZenDiS ist 100% Bundes-GmbH → Länderbeitritt erfordert BMF-Genehmigung nach §65 BHO
  • BMF-Prüfung seit August 2024 offiziell, de facto seit >2 Jahren verzögert
  • Verfassungsrechtliches Grundproblem: Bund und Länder dürfen keine gemeinsame Verwaltung betreiben
  • Thüringen hatte alles vorbereitet (Finanzministerin zugestimmt, Gesellschaftervertrag abgestimmt) – trotzdem blockiert
  • Konsequenz: ZenDiS kann keine Aufträge von Ländern annehmen → Finanzierungslücke
Quellen (2)
4.5

Warum funktioniert FITKO mit allen 16 Ländern, ZenDiS aber nicht?

Kurz-Antwort

FITKO ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR), gegründet per Staatsvertrag – verfassungsrechtlich sauber. ZenDiS ist eine GmbH des Bundes – Länderbeitritt erfordert BMF-Genehmigung und wirft Mischverwaltungsfragen auf.

Detail-Antwort

FITKOZenDiS
RechtsformAöR (Staatsvertrag)GmbH (100% Bund)
VerfassungsbasisIT-Staatsvertrag (Art. 91c GG)Keine spezielle
GesellschafterBund + 16 LänderNur Bund
Gründung20202022
ProblemKeinesMischverwaltungsverbot

Lösung wäre: ZenDiS per Staatsvertrag in AöR umwandeln (wie FITKO). Das ist aber politisch aufwändig und dauert Jahre.

Quellen (2)
4.6

Geschäftsführung & Horstmann-Krise

Kurz-Antwort

Jutta Horstmann (CTO/CEO seit Okt. 2024) wurde im April 2025 „überraschend vom BMI abberufen” (Wikipedia). Pamela Krosta-Hartl folgte im November 2025. Die Abberufung signalisierte politische Spannungen zwischen ZenDiS und dem Ministerium.

Detail-Antwort

  • Reckert-Lodde (Interims-CEO bis Okt. 2024): Aufbauphase
  • Horstmann (Okt. 2024–Apr. 2025): Open-Source-Expertin, >20 Jahre Erfahrung, nannte digitale Souveränität „alternativlos” → vom BMI abberufen
  • Krosta-Hartl (seit Nov. 2025): Neue GF, Schwerpunkt unklar
  • Pockrandt (CFO, seit Okt. 2024): Wechselte von HZD Wiesbaden
Quellen (2)
4.7

Betreiber & Dienstleister

Kurz-Antwort

openDesk wird nicht von ZenDiS selbst betrieben, sondern von einem Ökosystem aus IT-Dienstleistern:

DienstleisterRolle
B1 SystemsGeneralunternehmer Weiterentwicklung + SaaS-Betrieb
STACKIT (Schwarz-Gruppe)Cloud-Hosting SaaS (BSI C5-zertifiziert)
IONOSCloud-Hosting CKKI-Projekt
T-SystemsVerbundpartner CKKI
DataportIT-Dienstleister Nord (SH, HH, HB, ST, NI)
DACHS ITMigration, Schulung, Analyse
GECKOImplementierung, Betreuung
govdigitalVergabefreie Beschaffung für Kommunen
Quellen (2)
4.8

Governance-Struktur insgesamt

Kurz-Antwort

Fragmentierte Governance mit Blockaden auf mehreren Ebenen.

Problemkette

  1. BMF blockiert Länderbeitritte (§65 BHO-Prüfung)
  2. Ohne Länderbeitritte: keine Aufträge, keine Finanzierung
  3. Ohne Finanzierung: ZenDiS unterbesetzt (60 MA für alle Aufgaben)
  4. Ohne Personal: Dokumentation, Change Management, Support leiden
  5. Ohne Support: Akzeptanzprobleme bei Migration

Workarounds

  • BaWü: Nutzt openDesk ohne GmbH-Beitritt (über Dienstleister)
  • Kommunen: Vergabefrei über govdigital-Genossenschaft
  • SH: Eigener Stack, openDesk nur als Backup
  • CKKI: BMWE-Förderung statt BMI-Haushalt
Quellen (2)

Menschen & Migration

Wer entscheidet, wer muss es ausbaden – und warum scheitern Migrationen am Faktor Mensch?

5.1

Wer entscheidet über Migration – und wer trägt Konsequenzen?

Kurz-Antwort

Entscheidung fällt politisch (Kabinett, Minister, CIO), Konsequenzen tragen Sachbearbeiter:innen, IT-Teams und Fachbereichsleiter.

Detail-Antwort

Entscheidungsebenen:

  • Bund: BMI/BMDS, IT-Planungsrat
  • Land: Kabinett, Digitalminister, CIO (SH: Kabinettsbeschluss Jan 2024)
  • Behörde: Behördenleitung, IT-Referat (Robert Koch Institut: Eigenentscheidung Pilotbetrieb)
  • Kommune: Bürgermeister, IT-Leitung, Gemeinderat (München: Stadtratsbeschluss 2003/2017)

Konsequenzen tragen:

  • Sachbearbeiter:innen: Neue Software lernen, Workflows umstellen, Vorlagen anpassen
  • IT-Teams: Support-Anfragen explodieren
  • Fachbereichsleiter: Verantworten Produktivitätseinbrüche

Schlüsselbeobachtung: Je näher am Bürgerbüro, umso höher Anzahl Fachverfahren → umso schwieriger Migration.

Quellen (2)
5.2

Welche Widerstände gibt es (und von wem)?

Kurz-Antwort

Vier systematisch kartierbare Widerstandsquellen: Nutzer, IT, Fachverfahren, Politik.

Detail-Antwort

1. Nutzer-Widerstände:

  • Widerstand wenn Mehrwert nicht sichtbar oder als rein politisches Projekt empfunden
  • LibreOffice funktioniert anders als MS Office
  • GUI-Wechsel zentrale Herausforderung (vergleichbar Office 2003→2007 Ribbon)

2. IT-Widerstände:

  • 20-30% IT-Stellen unbesetzt (München)
  • Linux/OSS-Kompetenz fehlt in Verwaltungs-IT
  • Doppelbetrieb (MS + OSS parallel) bindet massive Ressourcen

3. Fachverfahren-Widerstände:

  • VBA-Makros funktionieren nicht in LibreOffice
  • 20% Arbeitsplätze SH weiter auf MS Office angewiesen (Fachverfahren-Abhängigkeiten)

4. Politische Widerstände:

  • München: OB Reiter Microsoft-Fan, Accenture empfahl Rückkehr zu Windows
  • Bayern: Milliarden-Deal mit Microsoft (während SH wegmigriert)

LiMux-Lehre (FSFE): IT-Fragmentierung + schlechtes Projektmanagement + unzureichende interne Kommunikation als Hauptursachen.

Quellen (2)
5.3

Gibt es öffentliche Dokumentation zu Migration/Onboarding?

Kurz-Antwort

Technische Doku existiert, Change-Management-Doku fehlt komplett.

Detail-Antwort

Verfügbar:

  • Technische Installationsdoku (docs.opendesk.eu)
  • API-Dokumentation (openCode GitLab)
  • Exchange-Migrationsleitfaden (DACHS IT, kommerziell)
  • Admin-Handbuch (openDesk FAQ)

NICHT verfügbar:

  • Schulungskonzepte
  • Change-Management-Framework
  • Onboarding-Prozesse
  • Migrationserfahrungsberichte
  • User-Feedback/Evaluationen

Private Dienstleister bieten:

  • DACHS IT: Analyse, Entscheidungsfindung, Integration, Schulungen
  • GECKO: Implementierung und Betreuung
  • B1 Systems: Support für Self-Hosting
Quellen (2)
5.4

Warum keine öffentliche Change-Management-Doku trotz öffentlicher Gelder?

Kurz-Antwort

Fünf Gründe: Ressourcenmangel, Auftragnehmer-Logik, fehlendes Mandat, „Public Money, Public Code” ≠ „Public Process”, früher Projektstatus.

Detail-Antwort

  1. Ressourcenmangel: ZenDiS ~60 MA, von Nachfrage überrollt, konnte nicht alle Demo-Anfragen bedienen
  2. Auftragnehmer-Logik: Migrationsprojekte von privaten Dienstleistern. Deren Know-how ist Geschäftsmodell → kein Interesse an öffentlicher Veröffentlichung
  3. Kein Mandat: Intransparente Governance → Dokumentation nicht eingefordert
  4. “Public Money, Public Code” – aber nicht “Public Process”: Grundsatz bezieht sich auf Code, nicht Prozessdokumentation
  5. Früher Projektstatus: openDesk 1.0 erst Oktober 2024. Viele Implementierungen sind Piloten

Zentrale Lücke

Abwesenheit öffentlicher Change-Management-Dokumentation bei öffentlich finanziertem Projekt = Problem + Chance. Genau diese Lücke kann mit UX-Change-Management-Methoden gefüllt werden.

Quellen (2)
5.5

Gibt es dokumentierte Erfolgsgeschichten – und Misserfolge?

Kurz-Antwort

Ja. SH und Schwäbisch Hall sind Erfolgsgeschichten. LiMux München und LiMAx Mannheim sind dokumentierte Misserfolge.

Erfolgsgeschichten

ProjektUmfangStatusBesonderheit
Schleswig-Holstein30.000 PCs80% migriert (Dez 2025)Spart >15 Mio. € Lizenzkosten
Schwäbisch Hall~800 PCsSeit 2003 stabilÄlteste durchgehende OSS-Verwaltung DE
Baden-Württemberg60.000 LehrkräfteProduktivdPhoenix-Komponenten
FITKOInternProduktivopenDesk als Steuerungsplattform
ICC Den Haag1.800 ArbeitsplätzeIn MigrationGeopolitisch motiviert (US-Sanktionen)

Misserfolge

ProjektUmfangErgebnisHauptgründe
LiMux München15.000 PCsRückabwicklung 2017IT-Fragmentierung, Fachverfahren, politischer Richtungswechsel
LiMAx Mannheim~800 PCsAbbruch 2007Massive technische Probleme
Auswärtiges AmtUnbekanntRückkehr zu MSUndokumentiert

SH-Details (aktuellster Fall)

  • Alle 30.000 Arbeitsplätze parallel beide Systeme für Eingewöhnung
  • ODF zum behördlichen Standard erklärt
  • Eigenes OSPO koordiniert Übergang
  • Digitalminister räumt Schulungsprobleme ein
  • Ziel: 2026 vollständige Migration

LiMux-Lehren für openDesk

  1. Technisch funktionierte LiMux (15.000 PCs, >11 Mio. € gespart)
  2. Scheiterte an: Mischbetrieb, fehlende Fachverfahren-Strategie, politischer Richtungswechsel, IT-Personalengpässe
  3. FSFE: IT-Fragmentierung + schlechtes Projektmanagement + unzureichende interne Kommunikation
Quellen (3)

Ausblick

Was kommt nach openDesk – und welche europäischen Parallelen gibt es?

6.1

Was kommt nach openDesk?

Kurz-Antwort

openDesk entwickelt sich in drei Richtungen: europäische Vernetzung (EDIC, 8ra, DINUM-Kooperation), neue Produkte (Docs, KI-Kollaboration), Verbreiterung des Geschäftsmodells (Vertriebspartnerprogramm, Krisenkommunikation).

Detail-Antwort

1. Europäische Dimension:

  • Seit 2024: Kooperation ZenDiS + DINUM (Frankreich). Erstes Ergebnis: Docs/Notizen in openDesk
  • Trilaterales Abkommen Deutschland-Frankreich-Niederlande seit Dezember 2024
  • EDIC (European Digital Infrastructure Consortium) beim EU-Gipfel Berlin (Nov. 2025) angekündigt
  • CKKI-Ergebnisse fließen in 8ra-Initiative ein
  • Interesse aus Niederlande, Schweiz und weiteren EU-Ländern

2. Neue Produkte & Features:

Produkt/FeatureStatusBeschreibung
Docs/NotizenBeta (v4.1)Notion-Alternative, gemeinsam mit DINUM entwickelt
KI-gestützte KollaborationIn PlanungRückt verstärkt in den Fokus (FOSDEM 2025)
CKKI-ProjektJan–Apr 2026openDesk als Notfallarbeitsplatz (DRV Bund, BA, BITMARCK)
VertriebspartnerprogrammQ1 2026 AusschreibungPrivate IT-Dienstleister können openDesk vertreiben

3. Frankreichs LaSuite als Referenz:

  • 7 Kernkomponenten: Tchap (600.000 Nutzer), Visio, Docs, Fichiers, Grist, France Transfert, KI-Assistent (Mistral AI)
  • Seit Juli 2025: Tchap für alle Ministerien verpflichtend
  • Frankreich ist weiter als Deutschland: LaSuite bereits verpflichtend, openDesk noch optional

4. Strukturelle Entwicklungen:

  • ZenDiS → geplante Digitalagentur (Fusion mit DigitalService)
  • Länderbeitritte: Weiterhin blockiert, aber politisch gewollt
  • openDesk bei Version 1.11, schneller Release-Zyklus
Quellen (5)

Bonus-Fragen

Vertiefende Fragen zu Hintergrund, Technik, Akteuren und europäischen Parallelen.

B.1

Was war dPhoenixSuite und warum wurde es eingestellt?

dPhoenixSuite war Dataports eigene Open-Source-Arbeitsplatzlösung – Vorgänger/Parallelentwicklung zu openDesk. Basierte auf denselben Kernkomponenten (Nextcloud, Collabora, OX, Jitsi). Wurde nicht „eingestellt”, sondern Komponenten gingen in openDesk auf, während ZenDiS die Federführung übernahm. BaWü nutzte dPhoenix-Komponenten für 60.000 Lehrkräfte. Unterschied: dPhoenix = Dataport-Produkt, openDesk = Bundesprodukt unter ZenDiS-Regie.

Quellen (2)
B.10

Bietet ZenDiS auch Change-Management-Beratung?

Nein – nicht öffentlich dokumentiert. ZenDiS ist Produktorganisation, nicht Beratung. Change Management wird von privaten Dienstleistern angeboten (DACHS IT, B1 Systems, Dataport).

Zentrale Lücke

Kein öffentlicher Akteur bietet:

  • Schulungskonzepte
  • Change-Management-Frameworks
  • UX-Research zu Nutzerakzeptanz
  • Migrationserfahrungsberichte
Quellen (2)
B.11

Gibt es europäische Parallelen?

LandProjektStatus
FrankreichLaSuite Numérique (DINUM)7 Module, Tchap verpflichtend seit Jul 2025, 600.000 Nutzer
NiederlandeTrilaterale Kooperation mit Deutschland+Frankreich (seit Dez 2024)ICC Den Haag migriert
Schleswig-Holstein+1.Linux Arbeitsplatz80% LibreOffice, Ziel Linux 2026
ÖsterreichBundesheerLibreOffice-Migration fast abgeschlossen
DänemarkDigitalministeriumMigration im Herbst 2025 gestartet
ItalienVerteidigungsministeriumLibreOffice-Migration durchgeführt
EUEDIC für digitale CommonsNov 2025 angekündigt

Gartner: 61% der westeuropäischen CIOs planen, Workloads zu lokalen Anbietern zu verlagern.

Quellen (2)
B.2

Das Fundament, das schon da war

openDesk ist kein Neustart bei null. Alle Kernkomponenten existierten als reife OSS-Produkte:

KomponenteSeitReifegrad
Nextcloud2016>400.000 Server weltweit
Open-Xchange2005Enterprise-Markt etabliert
Collabora Online2016LibreOffice-basiert
Element/Matrix2014Bundeswehr, franz. Regierung
OpenProject2012>5 Mio. Downloads
XWiki200420 Jahre Entwicklung

Die Innovationsleistung liegt in der Integration, nicht in der Entwicklung.

Quellen (1)
B.3

Welche Sicherheitskooperationen bestehen?

openDesk nutzt BSI C5-zertifizierte Cloud-Infrastruktur:

  • STACKIT (Schwarz-Gruppe): BSI C5, hostet openDesk SaaS
  • IONOS: BSI C5, hostet CKKI-Projekt
  • BSI C5 = Mindeststandard für Cloud-Sicherheit (114 Anforderungen, 17 Bereiche)
  • openDesk Enterprise Edition: SLAs mit 99,9% Verfügbarkeit

Nicht öffentlich dokumentiert:

  • Kein eigenes BSI-Testat für openDesk als Anwendung
  • Keine Fraunhofer-Kooperation bekannt
Quellen (2)
B.4

Aktuelle Entwicklungen 2025/2026

DatumEntwicklung
Apr 2025Horstmann vom BMI abberufen
Jul 2025Frankreich: Tchap für alle Ministerien verpflichtend
Sep 2025SH: Digitalminister räumt Schulungsprobleme ein
Nov 2025Krosta-Hartl neue GF; EDIC-Ankündigung EU-Gipfel Berlin
Dez 2025SH: 80% auf LibreOffice; >15 Mio. € Lizenzkosten gespart
Jan 2026CKKI-Projekt Kickoff
Q1 2026Vertriebspartnerprogramm Ausschreibung geplant
Feb 2026openDesk v1.11; Docs v4.1
Quellen (2)
B.5

Welche organisatorischen Einheiten sind Zielgruppe?

  • Primär: Bundesbehörden (>500 Beschäftigte) – BMI-Förderung
  • SaaS: Mindestabnahme 500 Nutzerlizenzen
  • Kommunen: Vergabefrei über govdigital-Genossenschaft
  • Pilotnutzer: BWI (Bundeswehr), Robert Koch Institut, ÖGD, FITKO
  • Neu: Sozialversicherer (DRV Bund, BA) über CKKI
  • International: ICC Den Haag (1.800 Arbeitsplätze)
  • Privatwirtschaft: Zunehmend Anfragen von KMUs und Konzernen
Quellen (2)
B.6

Wie kann BaWü 60.000 Lizenzen nutzen ohne Gesellschafter zu sein?

Baden-Württemberg nutzt nicht openDesk im engeren Sinne, sondern dPhoenix-Komponenten (Nextcloud, Collabora etc.) über Dataport. Identische Open-Source-Produkte, aber nicht das ZenDiS-Paket. Zudem können Behörden openDesk per Direktvergabe oder über govdigital beschaffen – Gesellschafterstatus ist nicht nötig.

Quellen (2)
B.7

Arbeitet FITKO zu 100% mit openDesk?

Nein. FITKO nutzt openDesk produktiv für bestimmte Bereiche:

  • Sitzungsmanagement FIT-SB
  • IT-Standards-Portfolio
  • Eigene Integrationen (OpenProject REST-API)

Nicht als vollständigen Arbeitsplatzersatz.

Quellen (1)
B.8

Wer sind die aktuellen Gesellschafter von ZenDiS?

100% Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch BMDS (ehem. BMI). Geplant: Bund-Länder-GmbH – seit >18 Monaten blockiert durch §65 BHO-Prüfung.

Quellen (1)
B.9

Was ist das Mischverwaltungsverbot und wie blockiert es ZenDiS?

Art. 83 ff. GG verbietet gemeinsame Verwaltung von Bund und Ländern. Länderbeitritt zu einer Bundes-GmbH schafft verfassungsrechtliches Problem. BMF prüft seit Aug 2024, ob §65 BHO-Genehmigung erteilt werden kann.

Vergleich: FITKO löste dasselbe Problem über Staatsvertrag (AöR statt GmbH). Diese Lösung wäre auch für ZenDiS denkbar, erfordert aber politischen Willen und Jahre Vorlaufzeit.

Quellen (2)

Was zeigt dieser Graph?

Alle relevanten Akteure, Projekte, Technologien und Ereignisse rund um openDesk — und wie sie zusammenhängen.

Projekt Akteur Technologie Ereignis

Wie bedienen?

  • Knoten anklicken — hebt alle direkten Verbindungen hervor, Rest blendet ab
  • Klick ins Leere — setzt alles zurück
  • Knoten ziehen — verschiebt den Knoten frei
  • Hover — zeigt Detailinfo zum Knoten

Verbindung zu den Fragen

Wählst du links eine Frage aus, leuchten die relevanten Knoten und Verbindungen auf — alle anderen treten in den Hintergrund.

Elemente Projekt Akteur Technologie Ereignis
Verbindungen ist Träger von finanziert koordiniert berät basiert auf ist beteiligt an führte zu unterstützt integriert mit

Über mich

Warum dieses Portal

Bei openDesk sehe ich die spannendste Frage des digitalen Wandels: Wie schaffen wir Transformationen, die Menschen mitnehmen statt überrollen?

Das Portal als Brücke

Ich habe alle Informationen gebündelt, weil erfolgreiche Beispiele sichtbar werden müssen: 60.000 Lehrkräfte in Baden-Württemberg arbeiten bereits damit. RKI, Bundeswehr, mehrere Ministerien zeigen täglich, dass es funktioniert. Diese Erfolge verdienen Aufmerksamkeit – und andere Behörden – und alle Bürger verdienen den Zugang zu diesem Wissen.

Warum Wissensvermittlung entscheidend ist

Die erfolgreichen Migrationen zeigen: Menschen brauchen Kontext. Sie müssen verstehen, warum sich etwas ändert und wie der Übergang gestaltet wird. Nicht als Betroffene, sondern als Expert:innen ihrer eigenen Arbeitsprozesse.

Ich bin Evelina Augustynska, UX-Expertin mit Fokus auf eGovernment. Genau hier setzt meine UX-Perspektive an: Wie gestalten wir Übergänge, die messbar sind, die Stakeholder früh einbinden und die aus technischer Machbarkeit gelebte Praxis machen?

Außerdem wünsche ich mir nichts mehr, als dass unser Land gemeinsam und entschlossen einen großen unabhängigen Schritt nach vorne geht.

Quellenverzeichnis

Inhalt folgt.